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界面设计方法(3):字典功能的设计

编辑导语:关于界面设计,在前两篇文章中,我们已经了解到了界面的概念,以及在界面中分类活动功能应该如何设计。今天,紧接着前两篇文章,作者又为我们分享了字典功能的设计方法,快来get新知识吧!


编辑导语:关于界面设计,在前两篇文章中,我们已经了解到了界面的概念,以及在界面中分类活动功能应该如何设计。今天,紧接着前两篇文章,作者又为我们分享了字典功能的设计方法,快来get新知识吧!

编辑导语:关于界面设计,在前两篇文章中,我们已经了解到了界面的概念,以及在界面中分类活动功能应该如何设计。今天,紧接着前两篇文章,作者又为我们分享了字典功能的设计方法,快来get新知识吧!

理解字典功能,首先要理解它是建立企业基础数据标准的手段,其次才是它对基础数据的记录和维护功能。构建企业信息系统过程中有两个重要的标准化工作:业务流程的标准化、基础数据的标准化。

其中:业务流程标准化是通过业务架构实现的,基础数据标准化是通过字典功能设计实现的。

字典在这里是“功能”的概念(不是数据库),通过设计字典功能,可以建立一套支持从数据标准、数据输入、数据维护等的体系。字典的主要作用有三个:建立基础数据、维护基础数据、支持在界面上数据的快速输入。

界面设计方法(3):字典功能的设计

一、字典功能的概念 1. 字典功能的定义

  • 字典:是保存企业基础数据的地方,如:材料编码、客户信息、员工信息等。
  • 字典功能:是对企业基础数据进行维护的功能,维护工作包括对数据的输入、保存、查看和发布等操作。可以把字典功能看成是一个特殊的“活动”功能,但它只用来维护基础数据,字典功能具有以下的一些的特点(以下简称为:字典)。

1)粒度

对一个字典大小的划分原则如下:一个字典只用来维护一类基础数据;一个字典可由n个界面组成,用以帮助建立多层的基础数据分类。

2)功能

字典具有二个基本功能:数据输入、数据维护,其中:

  • 数据输入:用于对基础数据的输入和保存,分类并建立层级关系等;
  • 数据维护:对基础数据的维护包括:追加、变更(履历保留)、发布、定时启用等。

3)作用

它的主要作用有三个:建立基础数据、维护基础数据、支持快速输入基础数据。

  • 建立数据标准:建立基数据的标准,包括:结构、分类、编号;
  • 维护基础数据:维护工包括:使用规则、对数据的追加、变更、发布等;
  • 支持快速输入:在活动功能的界面上设置下拉框,通过“数据选择”的方式进行数据的辅助输入,此法不但快捷、而且还可避免对重要基础数据的输入错误,这也是一种保障业务标准化的措施。

字典功能的设计,是设计师非常重要的工作之一,不但要积极地参与,而且需要他对企业数据的标准化、企业管理标准化有一定的知识和经验。

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2. 字典功能的特殊性

由于字典功能与其余的三个业务功能(活动、看板和表单)有着密切的关联,同时又容易产生一些概念上的模糊,下面就将这4个功能之间做一些对比,理解它们的异同对业务功能的设计非常重要。

1 ) 字典功能与数据库的区别

字典功能:是一个业务处理的“功能”,是处理数据的工具,用来建立结构化的基础数据。

  • 将数据资源进行标准化、结构化的梳理。
  • 限制基础数据的使用范围。
  • 帮助快速地输入过程数据等。

数据库:是一个存储电子数据的载体(是仓库,不是工具)。

用字典功能输入的数据被保存到了数据库,利用字典功能还可以对数据库的数据进行查询、调用、维护以及发布等。

注:关于字典库的称呼,它是字典功能和数据库功能合体的称呼,通常习惯于将记录企业基础数据的数据库称之为“字典库”,这个词的含义有两个:

2 ) 字典功能与活动功能的区别

  • 活动功能:用于按照数据发生的顺序,记录过程数据;
  • 字典功能:用于对字典数据库中的基础数据进行长期的、反复的维护;
  • 最大区别:用活动功能输入的数据一旦确定就不能再改动(改动违法!)、而用字典功能输入的数据则必须按照要求进行不断地维护、改动(以适应需要)。

3 ) 字典功能与看板功能、表单功能的区别

字典功能产生了基础数据,基础数据为各类数据的抽提、统计、计算等提供了属性参数,在设计看板和表单时离不开这些属性参数,如:组织、产品、材料、客商、知识等。

  • 组织字典:可按组织口径统计、分析不同部门、个人的产值、收入等情况等;
  • 材料字典:可以按照材料类型统计、分析不同材料的库存量、市场价、消耗量等。

字典功能的设计可以从以下的4个方面进行:设计理念、数据选择、数据标准、数据维护。下面以图1“合同签订”中的“工程分类”的数据来源为例,说明如何设计字典,其中:合同签订=活动功能、工程分类=字典功能。

界面设计方法(3):字典功能的设计

图1 合同签订(活动)与工程分类(字典)

1. 设计理念

字典是维护企业基础数据的功能,基础数据包括了企业中所有需要统一、保护的公用数据,所以字典的设计要注意:

1)标准化

要先从企业的管理、业务的标准化、工作效率提升等视角考虑它的功能、作用和价值。

2)主数据

其次,因为基础数据也是未来构成系统中主数据的核心,基础数据是所有数据分类中生命周期最长的,因此字典设计不但要考虑维护的方便性和输入的快捷性,而且还要思考如何能让基础数据适合维护方便和输入快捷,它是解决和避免发生信息孤岛的重要因素。

2. 数据选择

选择数据就要判断企业数据中哪些是属于基础数据的,判断的参考条件如下(不限于此):

  • 需要保护的核心数据,比如:组织机构、客商信息、市场价格、材料编码等;
  • 企业知识库数据,全员要遵守,如:工艺功法、法律法规、质量标准等;
  • 其它,如:反复使用数据、支持快速输入数据、以及分析统计的属性数据等。

合同签订内的“工程分类”字段,对企业来说是重要的基础数据,这个数据可以用来分析客户的来源、行业的范围、产品的类型、最佳销售产品等,如果不统一标准就难以得到正确的分析对比结果。

3. 数据标准

确定了字典的对象数据后,下一步要确定研究对象数据标准,标准包括了数据的分类、数据的结构、数据的编号等。

如图2所示,“工程分类”表中的数据分别来自于4个数据分类表,从分类表2~分类表5之间又具有分解的结构关系。从①~④的连续选择,可以找到需要的基础数据“高铁站”,从这个结构可以看出工程分类的基础数据具有5层分类。

界面设计方法(3):字典功能的设计

图2 数据表关系图

4. 数据维护

基础数据不同于过程数据,需要经常的维护以做到与时俱进,基本功能有(不限于此)。

1 ) 数据的输入

确定记录数据采用的界面原型,从数据表的数量来看至少需要有5个原型,参见图2,1个为主表(表1)、4个为辅表(表2~表5)。

2 ) 数据的调整(=维护)

与活动功能在记录数据后就不能再改动的原则不同,在基础数据的生命周期内需要利用字典功能对其进行多次的调整,为了让引用不同时期基础数据的表单都可以如实地再现,字典不但要具有调整功能,而且必须保留完整的基础数据变更履历,再现时不能让调整后的基础数据影响历史表单的还原。

3 ) 数据的发布

很多的基础数据在不同时间段有不同的数值,所以字典功能还要具有数据发布的功能,比如:单价在1月1日~6月30日为1000元,从7月1日~12月31日为1050元。时间一到7月1日,字典界面打开时看到的是最新的单价数据。

另外,字典既然是企业保护基础数据的功能,所以对字典的使用必须有相应的企业管理规则、权限限制等。

三、应用设计

由于都是窗口形式的界面,所以字典的应用设计的内容请参考本系列第二篇“活动功能的设计”相关部分。

四、记录模板

字典设计结果的记录形式也采用“设计4件套”的模板,请参考本系列第二篇“活动功能的设计”相关部分。

本系列的下一篇:界面设计方法(4):看板功能的设计

本文由 @李鸿君 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载

题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

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作者: admin

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